GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DE LA RESIDENCE SOCIALE — H/F

Le Pôle de Médecine Sociale du Centre d'Accueil et de Soins Hospitaliers de NANTERRE (92) recrute pour la Résidence Sociale un GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF H/F. Présentation du pôle de médecine sociale : Le pôle de Médecine Sociale a développé une expertise dans l’accompagnement des personnes en situation d’exclusion et de grande précarité. Il regroupe des structures sociales et médico-sociales. Ses missions sont : - d’accueillir, d’informer, d’évaluer et d’orienter d’un point de vue social et sanitaire les usagers ; - d’offrir une approche de soins médico-psycho-sociale en mettant tout en œuvre pour réinscrire les personnes dans le droit commun ; - de coordonner les campagnes d’éducation pour la santé et les démarches existant au sein de l’établissement, ainsi qu’au niveau local, territorial, régional et national - de développer une approche de projets transversaux ouverts sur l’hôpital, la ville, en créant les outils et les lieux de dialogues et de partage des enjeux entre l’hôpital et la ville autour des questions de parcours de soins, d’éducation thérapeutique, de prise en charge de populations aux besoins spécifiques. Il se compose d’un centre d’hébergement et d’accueil des personnes sans abri (CHAPSA) 257 places, doté d’une consultation médicale et d’un accueil douche, des lits halte soins de santé (LHS) 48 lits, des lits d’accueil médicalisé (LAM) 25 lits, d’un accueil de jour (une halte de jour et d’une équipe de rue), d’un service d’accompagnement à la vie sociale (SAVS) 19 places et d’une résidence sociale (56 logements). Présentation du service : Le service administratif gère les logements de la résidence sociale située sur le site de l’établissement, rue de Sartrouville à Nanterre, qui a ouvert ses portes en mars 2000. Elle offre une capacité d’accueil de 70 logements, répartis entre deux quotas : des logements à destination des professionnels de l’hôpital exerçant des métiers en tension, et des logements à destination d’un quota d’usagers orientés par le SIAO 92. Le deuxième quota a vocation à se réduire progressivement afin que l’ensemble des logements proposés soient à destination des professionnels des deux hôpitaux. S’agissant du quota dit « social », ces logements sont réservés à un public aux revenus limités ayant des difficultés économiques, sociales qui ne leur permettent pas, momentanément, l’accès au logement de droit commun. La résidence sociale représente alors une étape pour engager une démarche de réinsertion dans le cadre du relogement. Ils bénéficient d’un accompagnement social global et l’objectif principal est le relogement. Selon les démarches mises en œuvre avec le locataire, elles peuvent se dérouler dans les bureaux du service et /ou au domicile. Lorsqu’un logement est libéré, celui-ci est mis à disposition d’un professionnel travaillant soit à l’hôpital de Nanterre, soit à l’EPS Roger Prévot. Les logements sont de type T1, T1 bis, T2 sont meublés, conventionnés APL. Le gestionnaire locatif a également en charge la gestion des logements de deux autres résidences, dédiées uniquement aux professionnels : La résidence de Rueil Malmaison, située au rue Victorien Sardou a été livrée en mars 2025. L’établissement a pris à bail 8 logements dans cette résidence auprès du bailleur Immobilière 3F, qu’il sous-loue à des professionnels de l’hôpital de Nanterre ou de l’EPS Roger Prévot, exerçant des métiers en tension. Les logements sont de typologie T2, T3 et T4, non meublés. La résidence des Potagers située rue des Potagers à Nanterre, a été livrée en décembre 2025. L’établissement a pris à bail 10 logements auprès du bailleur RATP Habitat, qu’il sous-loue à des professionnels de l’hôpital de Nanterre ou de l’EPS Roger Prévot, exerçant des métiers en tension. Les logements sont de typologie T2, T3 et T4, non meublés. MISSIONS DU POSTE Missions générales • Assurer la prise en charge des tâches administratives de la résidence sociale en lien avec l’assistante sociale. • Assurer la coordination administrative de la résidence sociale. • Assurer la coordination administrative du parc locatif à destination des professionnels de l’hôpital. • Intervenir au sein de la résidence sociale et du parc locatif à destination des professionnels de l’hôpital. Missions spécifiques 1) Assurer la coordination administrative de la résidence sociale à destination des usagers orientés par le SIAO • Assurer l’interface avec Aximo pour effectuer l’état des lieux de sortie • Au cours du séjour à la résidence sociale : o Assurer le traitement administratif des données relatives au séjour des locataires :  Saisir et mettre à jour des informations administratives diverses, enregistrement des données dans le cadre des consignes et procédures définies (DGFIP, impayés, relances etc),  Mettre à jour des dossiers individuels des locataires qui seront classés par ordre alphabétique,  Etablir les redevances mensuelles et distribuer celles-ci dans les boites aux lettres. → En collaboration avec l’assistante sociale :  Informer le travailleur social de toute situation préoccupante dont l’agent peut avoir connaissance.  Compléter la partie administrative des demandes à réaliser (par administrative s’entend l’ensemble des renseignements d’état civil dont la connaissance est portée à l’agent administratif). • Assurer le suivi administratif de la résidence sociale : o Assurer le suivi des résidents dans le logiciel 4D o Assurer le suivi et renouveler lorsque c’est nécessaire les contrats des résidents o Suivi et mise en œuvre des dossiers contentieux et des expulsions avec la direction de l’hôpital et son conseil juridique ; o Assurer la ventilation des bordereaux CAF et leur classement dans l’arborescence PMS o Transmettre au SIAO les attestations d’hébergement des personnes admises sur demande du SIAO o Assurer la préparation et la mise à jour des tableaux de bord de la résidence sociale : - Tableau des effectifs et des appartements ; - Tableau des quittances des loyers et des impayés ; - Tableau des assurances habitation ; - Tableau statistiques (avec les sorties des résidents). o Assurer l’organisation et la planification des états des lieux d’entrée et de sortie o Assurer la communication des informations générales auprès des résidents (courrier, flyers, porte à porte). → En collaboration avec l’assistante sociale :  Transmettre les informations pouvant déclencher une demande sociale (tableau des impayés par exemple).  Transmettre le planning des sorties. • Organiser les rondes de surveillance au sein de la résidence sociale avec les équipes de la sécurité de l’hôpital o Surveiller la survenue de squats et alerter l’encadrement et la sécurité o Utiliser l’adresse de diffusion alerte.squat@ch-nanterre.fr o Superviser l’installation de portes « anti-squat » • Coordonner le fonctionnement matériel des sinistres de la résidence sociale o Assurer la gestion des dégâts et dommages au sein de la résidence sociale (prévenance d’Aximo, suivi des réparations). • Sortie d’un locataire o Assurer la remise des clés et l’état des lieux de sortie avec le locataire et Aximo o Recenser l’état du mobilier o Etablir le document de caution de sortie 2) Assurer la coordination administrative des logements des professionnels de l’hôpital et accompagner le développement de la politique « logement » à destination des professionnels exerçant un métier en tension au sein de l’établissement a. Logements hors résidence sociale : • Participer à l’identification et la négociation auprès des bailleurs partenaires afin d’accroître le parc locatif proposé aux professionnels de l’hôpital o Appui à la direction du patrimoine dans la recherche et les échanges avec les nouveaux bailleurs o Participation aux négociations sur les contrats de bail, en lien avec le conseil juridique de l’établissement • Après signature des contrats de bail avec le bailleur o Réaliser l’état des lieux des logements avec le bailleur pour le compte de l’hôpital o Assurer la coordination entre le bailleur et l’établissement b. Ensemble des logements : • Assurer l’accueil administratif du nouveau locataire après attribution du logement : o Recueillir l’assurance habitation et les documents d’identité du nouveau locataire o Etablir l’attestation de loyer CAF et l’attestation de résidence, établir le document lié à la caution d’entrée o Assurer la remise des clés et l’état des lieux d’entrée avec le locataire et Aximo o Recenser l’état du mobilier à l’entrée o Préparer le bail pour signature par la direction • Assurer le traitement administratif des données relatives au séjour des locataires : o Saisir et mettre à jour des informations administratives diverses, enregistrement des données dans le cadre des consignes et procédures définies (DGFIP, impayés, relances etc), o Mettre à jour les dossiers individuels des locataires qui seront classés par ordre alphabétique, o Etablir les redevances mensuelles et distribuer celles-ci dans les boites aux lettres. • Assurer le suivi administratif des logements : o Assurer le suivi et réévaluer la reconduction lorsque c’est nécessaire des contrats des locataires ; o Suivi et mise en œuvre des dossiers contentieux et des expulsions avec la direction de l’hôpital et son conseil juridique ; o Assurer la ventilation des bordereaux CAF o Assurer la préparation et la mise à jour des tableaux de bord de la résidence sociale sur le dossier partagé TEAMS : - Tableau des effectifs et des appartements ; - Tableau des assurances habitation ; - Suivi de la perception des loyers ; - Tableau statistiques (avec les entrées/sorties des locataires et informations d’état civil). o Assurer la communication des informations générales auprès des locataires (courrier, flyers, porte à porte). • Coordonner le fonctionnement matériel des sinistres de la résidence sociale : o Assurer la gestion des dégâts et dommages au sein des logements (prévenance de la personne concernée – Aximo, bailleurs, gardiens, syndicats de copropriété etc), suivi des réparations. o Signalement et suivi de tout dysfonctionnement en lien avec la direction en charge du patrimoine. • Sortie d’un locataire o Assurer la remise des clés et l’état des lieux de sortie avec le locataire et le tiers bailleur le cas échéant (Aximo par exemple). o Recenser l’état du mobilier si le logement est meublé o Etablir le document de caution de sortie 3) Assurer des missions de secrétariat • Accueillir et informer les usagers • Mettre à jour les procédures ; • Reproduire et diffuser des notes de service et d’informations en lien avec le secrétariat de direction lorsque celles-ci concernent le parc immobilier ; • Assurer une permanence d’accueil physique et téléphonique pour les usagers et les partenaires selon certains créneaux horaires qui seront définis par l’encadrement du service • Classer et archiver les documents de manière électronique • Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou des messages électroniques • Être l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des directions et des partenaires extérieurs au sujet des logements mis à disposition des professionnels de l’hôpital. 4) Garantir la gestion du matériel et des installations • Suivre les interventions des services techniques (DAL, DITMS, AXIMO etc) et relancer la demande si besoin • Gérer le double des clefs de l’ensemble des appartements et du coffret où elles sont stockées • Participer aux réunions de service, à des groupes de travail • Participer à la démarche d’amélioration continue de la qualité du service • Signaler tout acte de malveillance et/ou de violence Le travail en équipe pluridisciplinaire nécessite un partenariat avec les professionnels du CASH : l’intendance et les partenaires externes (bailleurs, conseil juridique, services financiers, etc.) Déplacement fréquent sur le terrain et à l’extérieur CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE Localisation : Résidence Sociale– 146, 148 rue de Sartrouville 92000 Nanterre Les bureaux des professionnels sont situés dans la galerie sociale du CASH, au bâtiment 7 au 403 avenue de la république 92014 Nanterre cedex. Le bureau de la gestionnaire administratif se situe près de celui de l’assistante sociale. Horaires : 39 heures hebdomadaires 9h00 -17h30 du lundi au vendredi 12h00-12h45 pause méridienne de 45 minutes non comprise dans le temps de travail Repos hebdomadaire : week-end et jours fériés Possibilités : RTT - Crèche – Comité d’entreprise, etc. En fonction des nécessités de service et au nom de la continuité du service public, l’adjoint administratif de la Résidence Sociale pourra être sollicité pour des remplacements à des postes à compétence équivalente au sein du Pôle de Santé Publique et Médecine Sociale. Liaisons hiérarchiques : Directrice du Pôle de Santé Publique et de Médecine Sociale/ Cadre supérieur socio-éducatif / Cadre socio-éducatif Liaisons fonctionnelles : Médecin Cheffe de pôle, Cadre de pôle, Equipe pluridisciplinaire du PMS